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Wissen · Ratgeber

Was ist ein ERP?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ – die Planung und Steuerung der Ressourcen eines Unternehmens. Gemeint ist eine Software, in der die wichtigsten Abläufe eines Unternehmens zusammenlaufen: Verkauf, Einkauf, Lager, Versand und Buchhaltung.

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Der Begriff in einfachen Worten

Ein ERP ist das gemeinsame Gedächtnis eines Unternehmens. Kunden, Lieferanten, Artikel, Bestände und Belege liegen an einem Ort. Wer einen Auftrag erfasst, greift auf dieselben Kunden- und Artikeldaten zu wie die Kollegin, die später die Rechnung schreibt.

Der Unterschied zu einzelnen Programmen liegt im Zusammenhang: In einem ERP weiß die Rechnung, zu welchem Auftrag sie gehört, der Lieferschein bucht den Bestand, und die offenen Posten entstehen aus den Rechnungen. Daten werden einmal erfasst und an allen Stellen genutzt.

Was ein ERP leistet

Ein gutes ERP nimmt Routinearbeit ab und schafft Überblick. Typisch sind:

  • Eine gemeinsame Datengrundlage statt vieler Listen und Tabellen
  • Durchgängige Abläufe, in denen ein Beleg aus dem anderen entsteht
  • Aktuelle Bestände, weil Einkauf, Lager und Verkauf zusammenhängen
  • Überblick über offene Posten, Umsätze und Aufträge
  • Nachvollziehbarkeit: wer hat wann was erfasst oder geändert
  • Rechte, damit jeder sieht und bearbeitet, was zu seiner Aufgabe gehört

Typische Bereiche

Welche Bereiche ein ERP abdeckt, hängt vom Anbieter und von der Branche ab. Im Handel sind es vor allem:

  • Verkauf: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften
  • Einkauf: Bestellungen, Wareneingang und Eingangsrechnungen
  • Lager: Bestände, Lagerplätze, Reservierungen und Inventur
  • Versand: Versandlabels, Sendungsnummern, Verpacken
  • Buchhaltung: offene Posten, Zahlungen, Mahnwesen und die Übergabe an die Steuerberatung
  • Auswertungen: Kennzahlen und Berichte für die Steuerung des Unternehmens

Für Onlinehändler kommt oft die Anbindung von Marktplätzen dazu, für Unternehmen mit Kunden im Ausland die Abwicklung von Lieferungen in andere Länder.

Wann sich ein ERP lohnt

Ein ERP lohnt sich meist dann, wenn die Zusammenarbeit vieler kleiner Werkzeuge mehr Arbeit macht als sie spart. Anzeichen dafür:

  • Sie arbeiten mit mehreren Programmen und Tabellen, die nicht miteinander reden
  • Dieselben Daten werden mehrfach eingegeben – und stimmen dann nicht überall überein
  • Sie verkaufen über mehrere Kanäle, etwa im eigenen Shop, auf Marktplätzen und direkt an Firmenkunden
  • Der Bestand im System passt nicht zum Bestand im Regal
  • Belege für die Steuerberatung werden jeden Monat mühsam zusammengesucht
  • Mehr Mitarbeiter arbeiten an denselben Vorgängen und brauchen klare Zuständigkeiten

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Jedes Unternehmen ist anders. Diese Fragen helfen, das passende ERP zu finden:

  • Cloud oder eigener Server?

    Läuft das ERP beim Anbieter im Rechenzentrum, entfallen Installation, Updates und eigene Server. Fragen Sie, wo die Server stehen und wie gesichert wird.

  • Schnittstellen

    Welche Marktplätze, Versanddienstleister und Banken sind angebunden – und wie kommen weitere hinzu?

  • DATEV und Steuerberatung

    Wie kommen Buchungen und Belege zur Steuerberatung? Ein DATEV-Export erspart viel Abstimmung.

  • E-Rechnung

    Für Rechnungen zwischen Unternehmen wird die E-Rechnung in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Das ERP sollte E-Rechnungen schreiben und empfangene prüfen können.

  • Rechte und Übersicht

    Lassen sich Rechte je Benutzer vergeben? Sieht jeder nur, was er braucht – oder alle alles?

  • Regeln für die KI

    Wenn KI im Spiel ist: Wer entscheidet am Ende? Darf die KI mehr als der Benutzer? Wird protokolliert, was sie tut? Lässt sie sich abschalten?

Wie Kerpix das löst

Kerpix ist ein ERP für Handel und Versand, das im Browser läuft. Ein stabiler Kern deckt Verkauf, E-Rechnung, Einkauf, Lager und Dashboard ab. Buchhaltung, Belegeingang, Marktplätze, Versandarten, Kommission, EU-Ausland und der KI-Assistent kommen je Firma dazu, wenn Sie sie brauchen.

Die KI hält sich an feste Regeln: Sie bereitet vor, Sie entscheiden; sie darf nur, was der Benutzer darf; jede Aktion wird protokolliert; und sie ist aus, bis Ihr Administrator sie einschaltet.

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